Zarządzenie nr 288/2024

w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych
w Urzędzie Miasta Pruszcz Gdański 

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1465, poz. 1572) oraz art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) 

zarządza się, co następuje: 

§ 1. 

1. Ustala się procedurę przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Pruszcz Gdański, o treści stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia. 
2. Ustala się wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego w Urzędzie Miasta Pruszcz Gdański,o treści stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia. 
3. Ustala się wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia. 

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r. 

Załącznik Nr 1 
do Zarządzenia Nr 288/2024 Burmistrza Pruszcza Gdańskiego z dnia 23 grudnia 2024 r. 

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W URZĘDZIE MIASTA PRUSZCZ GDAŃSKI 

Wstęp 

Celem niniejszej procedury jest umożliwienie zgłaszania naruszeń prawa za pośrednictwem bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem. 

§1. Słownik pojęć 

1. Ilekroć w zewnętrznej procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań 
następczych jest mowa o: 
1) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928); 
2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Pruszcz Gdański; 
3) Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Pruszcza Gdańskiego; 
4) stronie internetowej Urzędu – należy przez to rozumieć stronę Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Pruszcz Gdański; 
5) sygnaliście – należy rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: 
pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, oraz osobę fizyczną, która zgłasza lub dokonuje ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji w Urzędzie lub na jego rzecz lub już po ich ustaniu. 
2. W niniejszej procedurze zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio definicje, o których mowa w art. 2 ustawy. 

§ 2. Przedmiot zgłoszeń 

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: 

1) korupcji; 
2) zamówień publicznych; 
3) usług, produktów i rynków finansowych; 
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
6) bezpieczeństwa transportu; 
7) ochrony środowiska; 
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 
9) bezpieczeństwa żywności i pasz; 
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
11) zdrowia publicznego; 
12) ochrony konsumentów; 
13) ochrony prywatności i danych osobowych; 
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi 

w pkt 1-16. 

§ 3. Przyjmowanie zgłoszeń 

1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Burmistrz. 
2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada: 
1) Burmistrz, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez: 
a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, 
b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim 
nieprawidłowościom, 
c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom, 
d) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom. 
2) Sekretarz Miasta, Audytor Wewnętrzny, Radca Prawny, Kierownik

Referatu Organizacyjnego wykonują zadania takie jak: 
a) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim 
nieprawidłowościom, 
b) przyjmowanie zgłoszeń, 
c) prowadzenie rejestru zgłoszeń, 
d) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy, 
e) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi, 
f) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia, 
e) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań. 

§ 4. 

Sposoby przekazywania zgłoszeń 
1. Zgłoszenia zewnętrzne do Urzędu mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej, listownie na adres Urząd Miasta Pruszcz Gdański ul. Grunwaldzka 20, 83-000 Pruszcz Gdański w zamkniętej kopercie opatrzonej dopiskiem np.: „ZGŁOSZENIE NARUSZENIA PRAWA” oraz 
„Sekretarz Miasta/Audytor Wewnętrzny/Radca Prawny/Kierownik Referatu 
Organizacyjnego – do rąk własnych”. 
2. Pracownicy Biura Podawczego Urzędu nie otwierają kopert, o których mowa w ust. 1, a zapieczętowaną kopertę przekazują bezpośrednio osobie na stanowisku wskazanym na kopercie, zgodnie z ust. 1. W przypadku niewskazania stanowiska, kopertę przekazuję się bezpośrednio Burmistrzowi. 
3. Zgłoszenie powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz zawierać w szczególności: 
1) dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, adres korespondencyjny lub adres email, numer telefonu, 
2) datę i miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o ww. naruszeniu, 
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz wskazanie osób, których dotyczy zgłoszenie, 
4) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa, 
5) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia lub mających związek ze sprawą, 
6) wskazanie ewentualnych dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia. 
4. Zgłoszenia bez podpisu oraz zgłoszenia uniemożliwiające identyfikacje zgłaszającego uznawane są za zgłoszenia anonimowe. 
5. Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpatrzenia. W przypadku gdy informacja zawarta w anonimowym zgłoszeniu nosi znamiona wysokiej wiarygodności co do faktów i skutków naruszenia prawa, zostaje poddana weryfikacji. Po stwierdzeniu wiarygodności zgłoszenia Burmistrz może podjąć działania następcze. 
6. Zgłoszenia anonimowe są rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. 

§ 5. Działania następcze 

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są w rejestrze przechowywanym u Sekretarza Miasta. 
2. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia osoba przyjmująca zgłoszenie w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wysyła sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. 
3. Osoba przyjmująca zgłoszenie dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych. 
4. Weryfikacja zgłoszenia polega w szczególności na ustaleniu: 
1) czy dotyczy informacji o naruszeniu prawa; 
2) czy dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu. 
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, zgłoszenie zewnętrzne przekazuje się niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę. 
6. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki. 
7. Wyniki przedstawiane są zgłaszającemu w terminie do 3 miesięcy od dnia zgłoszenia. 

§ 6. 

1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. 
2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach. 
3. Po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza są dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. 
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 
5. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania, dopuszcza się możliwość powołania dodatkowo ekspertów, będących lub nie będących pracownikami Urzędu. 

§ 7. 

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za: 
1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania, 
2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) lub nie dotyczy zgłoszeń wymienionych w § 2 wówczas oddala się zgłoszenie. 

§ 8. Ochrona osób 

1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości. 
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń. 
3. Na żądanie sygnalisty Urząd wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi. 

§ 9. Przepisy końcowe 

1. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata. 
2. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo Urzędu Miasta z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. 

§ 10. 

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, ustawy o ochronie sygnalistów, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego. 

Załącznik Nr 2 
do Zarządzenia Nr 288/2024 Burmistrza Pruszcza Gdańskiego z dnia 23 grudnia 2024 r.

Formularz zgłoszenia zewnętrznego w Urzędzie Miasta 

Data sporządzenia: …………………………………………………………
Czy zgłoszenie ma charakter anonimowy:  TAK  NIE
Zgłoszenie imienne:Imię i nazwisko: ………………...………………………………………………………………………………………………………. Dane kontaktowe: ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej, numer telefonu sygnalisty)
Data i miejsce zaistnienia naruszenia: ……...…………………………………………...………………………………… (lub data i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu)
Jakiego obszaru nieprawidłowości dotyczy Twoje zgłoszenie (zgodnie z art. 3 ustawy)? korupcji zamówień publicznych przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ochrony prywatności i danych osobowych bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych inne………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Treść zgłoszenia:Opisz szczegółowo swoje podejrzenia oraz okoliczności ich zajścia zgodnie z wiedzą, którą posiadasz: Podaj dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości, których dotyczy zgłoszenie (nazwiska, stanowiska). Jakie zachowanie/działania chcesz zgłosić? Kiedy mniej więcej się zaczęło? Czy trwa nadal? Czy powiadomiłeś już kogoś o tej sprawie? Napisz kto to był (np. osoby w firmie, media, inne władze). Czy istnieją relacje pomiędzy wskazanymi powyżej osobami? Jakie skutki spowodowały lub mogą spowodować opisane przez Ciebie nieprawidłowości?…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………
Fakultatywnie: Dowody i świadkowie (Wskaż i dołącz posiadane dowody, potwierdzające opisywany stan oraz wskaż świadków)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
 

Oświadczenie osoby dokonującej zgłoszeniaOświadczam, że dokonując niniejszego zgłoszenia:1) działam w dobrej wierze,2) posiadam uzasadnione przekonanie, że zawarte w ujawnionej informacji zarzuty sąprawdziwe,3) nie dokonuję ujawnienia w celu osiągnięcia korzyści,4) ujawnione informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy i ujawniłem wszystkie znanemi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,5) znana jest mi obowiązująca procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszeniaprawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta Pruszcz Gdański następczych.……………………………………data i czytelny podpis osoby dokonującej zgłoszenia
 

Załącznik Nr 3 

do Zarządzenia Nr 288/2024 Burmistrza Pruszcza Gdańskiego z dnia 23 grudnia 2024 r. 

REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH 

Nr zgłoszenia
Przedmiot naruszenia prawa
Dane osobowe sygnalisty
Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie
Data dokonania zgłoszenia
Informacja o podjętych działaniach następczych
Informacja o wydaniu zaświadczenia
Data zakończenia sprawy
Informacja o niepodejmowaniu dalszych działań